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【计划管理之】项目进度的影响因素分析 发布时间:2017-01-04    阅读次数:

时间,既意味着机会,又意味着成本。

进度的加快,很大程度上直接表现为生产力的提高。

一个项目能否在预定的时间里完成,就成为项目管理所要追求的重要目标之一。


一个客户关系信息系统项目,提前一天投入使用,就意味着客户能更便利地享受产品和服务,从而对我们产生比竞争对手更加良好的预期,带来更多的利润。


一、进度应与项目范围、成本、质量、采购协调

首先,项目范围会影响项目进度。

一般来讲(指假设其他要素不变,下同) ,项目范围越大,项目所要完成的任务越多,项目耗时越长;反过来,,项目范围越少,项目所要完成的任务越少,项目耗时越短。

那么,如果我们项目进度很紧张,或者进度拖延非常严重,我们就可以考虑与客户讨论,是否能够将范围进行收缩。如果客户同意缩小范围,那么进度就能得到有效的缩短。


同样地,项目成本、质量也都会影响进度。

一般来讲,追加成本,可以增加更多的资源,比如设备和人力,从而使某些工作能够并行完成或者加班完成。

当然,进度与成本不是线性替代关系,成本增加的速度一般都比进度缩短的速度高。


从上面的论述可以知道,缩小项目范围、降低项目质量以及追加项目成本都可以有效地缩短项目的进度。对于进度是第一约束的项目,上述专项管理之间协调的观念是非常重要的。


显然,在考虑进度缩减时,可以整体考虑上述各专项管理之间协调,也即砍掉部分任务、降低部分任务的质量、分包部分任务、追加部分任务的成本。当然,其中的“部分任务”是需要项目组认真分析的。


二、正确的需求调研方法有助于加快进度

不管哪类项目,在立项之初,都需要对项目最终用户的需求作充分的调研和分析。很多项目组一想到需求调研,就马上想到与用户访谈。并且项目一开始,就开始与用户进行面对面的访谈。


但是访谈作为项目组采用的第一种方法并不好。


一般来讲,项目承建方不一定十分了解用户的业务术语,这一点在信息化项目中尤为普遍。这样,在访谈的过程中,用户讲到的一些术语有可能被忽略,因为问得太多了,,给用户的感觉不好。但这些术语并没有得到解决,怎么办呢? 只好开始第二次调研,回过头来问前面提到的术语。有的项目组这个过程可能会重复两三遍。这时,用户的信赖感会下降,用户会认为这么简单的问题还需要问几次? 因为某些术语可能确实是用户行业中的基本术语。这种情况下,差旅费、顾问费等调研成本不断增加,项目的调研时间也相应拉长,而客户的信赖感和配合程度逐渐降低。显然,一上来就采取访谈用户的办法是不明智的。


正确的方法应该首先请用户提供能反映用户业务的相关资料和书籍,开始文献调研。

在阅读文献的过程中,对方的一些基本业务术语就能够搞清楚,并且对用户的业务流程有一个初步的认识;

其次,如果需要的话,请用户带领项目组参观用户现场的业务流程,从而对某些字面上不容易理解的术语和业务环节建立感性认识;

最后,在此基础上,可以根据文献调查和实地考察中发现的问题,有针对性地列出访谈大纲,与用户进行访谈。

这时访谈的效率和访谈的质量都会很高,用户也会因为项目组提到的问题很专业很有针对性,从而产生较强的信赖感。


有的项目组访谈完后就认为得到了用户的真实、完整的需求,就开始进行项目的设计了。事实上,有些项目比较敏感,由于访谈的结果是要纪录的,用户为了回避自己的“风险”,会按照“官方”的口径讲话,这样,需求就可能被扭曲,项目推进过程中的风险也就种下了。正确的方法应该是接着访谈继续进行第四项,发放无记名需求调查表。由于是无记名的,一般都能收集到较真实的需求信息。


最后,由于访谈是单个进行或按部门进行的,每个具体的用户或部门对于自己的业务非常清楚,而对于与其他岗位、其他部门的业务“接口”和联系就不清楚。这时,一定要请用户的高层业务主管作一个用户企业的全面业务报告,这个报告应该是总括性的,既能使项目组看到用户业务的全貌,也能看到各部门、各岗位之间的联系或接口。


从上面的论述可知,正确的需求调研方法既可以了解到真实、完整的用户需求信息,也可以确立客户的信心,节约项目的成本,大大缩短项目的调研时间。这就是为什么有的项目组花三个月甚至半年也没有将需求调研清楚,而掌握了正确的方法的项目组可能一个月就得到了高质量的需求。


三、缩短团队组建与磨合时间有助于加快进度

任何一个项目组从接受任务到任务完成、团队解散,项目团队一般都会经历五个阶段:组建阶段、磨合阶段、正规阶段、表现阶段,解散阶段。


1、在组建阶段(又叫形成阶段)

项目组成员从各个方面抽调或招募而来,每个人在这一阶段都有许多疑问:我们的目的是什么? 其他团队成员的技术、人品都怎么样? 每个人都急于知道他们能否与其他成员合得来,担心他们在项目中的角色是否会与他们的个人兴趣及职业发展相一致。这一阶段项目成员的情绪特点包括激动、希望、怀疑、焦急和犹豫。


2、进入磨合阶段(又叫震荡阶段)

项目成员们开始运用技能着手执行分配到的任务,开始缓慢推进工作。现实也许会与个人当初的设想不一致。例如,任务比预计的更繁重或更困难,成本或进度计划的限制可能比预计的更紧张。成员们越来越不满意项目经理的指导或命令。工作过程中,每个成员根据其他成员的情况,对自己的角色及职责产生了更多的疑问。震荡阶段的特点是人们有挫折、愤怨或者对立的情绪。


3、正规阶段(又叫规范阶段)

团队成员之间、团队与项目经理之间的关系已确立好了。项目团队逐渐接受了现有的工作环境,项目规程也得以改进和规范化。控制及决策权从项目经理移交给了各活动或工作承包的负责人,团队的凝聚力开始形成,每个人觉得他是团队的一员,他们也接受其他成员作为团队的一部分。


4、表现阶段(又叫实干阶段)

这时,项目团队积极工作,急于实现项目目标。这一阶段的工作绩效很高,团队有集体感和荣誉感,信心十足。项目团队能开放、坦诚、及时地进行沟通。团队相互依赖度高,他们经常合作,并在自己的工作任务外尽力相互帮助。团队能感觉到高度授权,如果出现技术难题,就由适当的团队成员组成临时攻关小组,解决问题后再将有关的知识或技巧在团队内部快速共享。 随着工作的进展并得到表扬,团队获得满足感。个体成员会意识到为项目工作的结果正在使他们获得职业上的发展。


5、解散阶段(又叫消亡阶段)

随着所有项目任务的完成,项目团队进入解散阶段(又叫消亡阶段),项目团队成员面临着重新的分配。


为使项目团队组建阶段的时间缩短,项目经理一定要向团队说明项目目标,并设想出项目成功的美好前景以及成功所产生的益处,公布有关项目的工作范围、质量标准、预算及进度计划的标准和限制。项目经理要公开讨论项目团队的组成、选择团队成员的原因、他们的互补能力和专门知识,以及每个人为协助完成项目目标所充当的角色。这样,公开的信息就构成一项重要的激励———信息激励,团队意识就会加快形成。


为使项目团队磨合阶段的时间缩短,在这个阶段,项目经理要引导所有成员参与到项目计划的制定、规章制度的制定和任务的分配中来,同时要允许成员表达他们所关注的问题。这样,主动的参与对成员来讲就构成一项重要的激励———参与激励,团队成员就会更加容易接受团队的规章制度以及分配到的工作,团队意识就能得到进一步强化。



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